Interessante Microsoft Trainingsressourcen zu SharePoint 2013

Die Preview des SharePoint Servers 2013 ist seit einigen Wochen verfügbar.

Wer sich, wie wir bei der SDX, mit dem Thema SharePoint befasst oder einfach einen ersten Überblick über die neue Version bekommen möchte, für den lohnt sich ein Blick auf die von Microsoft bereitgestellten Videos und Präsentationen für IT Professionals zum Thema SharePoint 2013.

In 14 verschiedenen Trainingsmodulen werden hier sowohl neue Features vorgestellt, als auch Änderungen zur Vorgängerversion aufgezeigt.

Zu finden ist das Training unter folgendem Link:

http://technet.microsoft.com/de-DE/sharepoint/fp123606

Für weiterführende Fragen rund um SharePoint stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Nintex Forms 2010 für SharePoint 2010

In einem vorhergehenden Flurfunk-Beitrag hatte ich die Nintex Workflows 2010 für SharePoint 2010 vorgestellt. Heute möchte ich gerne das neueste Tool aus dem Hause Nintex für SharePoint 2010 kurz beleuchten – Nintex Forms 2010.
Was ist Nintex Forms 2010?
Wie auch die Nintex Workflows ist Nintex Forms ein Web-basierter Designer, mit dem innerhalb der SharePoint Umgebung Formulare erstellt werden können. Hierbei bindet sich das Tool vollständig in die Ribbon-UI des SharePoint Servers ein und muss nach der Installation lediglich noch für die Nutzung freigeschaltet werden. Dazu aber später mehr.
Im Gegensatz zu beispielsweise dem Microsoft InfoPath Designer, ist keine lokale Installation eines Designer-Tools nötig und die Benutzer können die Formulare in ihrer gewohnten Umgebung mittels Drag-And-Drop erstellen. Hierzu wählt der Benutzer einfach die entsprechende Liste aus und selektiert in der dazugehörigen Ribbon-Bar den neuen Punkt Nintex Forms.
Die Nintex Forms 2010 liefern außerdem Layout-Vorlagen für verschiedene Umgebungen, wie z.B. mobile Endgeräte (Windows Phone 7, Android, iPhone / iPad) oder auch Desktoprechner mit. Diese liegen dann gleich in der jeweils korrekten Auflösung vor. Per Drag-And-Drop können die verschiedenen Controls dann einfach in das Formular gezogen wird. Der folgende Screenshot zeigt ein Windows Phone 7-Formular Template, im linken Menü sind die verschiedenen Controls sichtbar.
Nintex Forms 2010
Nintex Forms 2010 unterstützt sowohl Formulare, für die eine Authentifizierung vorgesehen ist, als auch Formulare ohne Authentifizierung. Wenn Nintex Live genutzt wird, können Formulare zusätzlich auch in der Cloud veröffentlicht und so auch ohne Anbindung an ein Firmennetzwerk verfügbar gemacht werden. Darüberhinaus lässt sich Nintex Forms mit den Nintex Workflows kombinieren und auf diese Weise können Workflows zu “richtigen” Applikationen transformiert werden. Die benötigten Formulare für die Nintex Workflows werden hierbei dann automatisch erstellt und so ist dann auch Nutzung von Workflow-Variablen als Formulardaten möglich.

Einrichtung und Installation
Die Installation von Nintex Forms 2010 ist ebenso wie bei den Nintex Workflows einfach und geht problemlos vonstatten. Auch hier finden wir danach in der Zentraladministration einen neuen Punkt namens “Nintex Forms Management”. Analog zu den Nintex Workflows findet hier die Konfiguration statt. Zuerst wird der Lizenzschlüssel importiert, dann werden dann die benötigten Datenbanken erstellt. Dieser Prozess ist der Einrichtung der Nintex Workflows 2010 sehr ähnlich.
Der Screenshot zeigt die verschiedenen Einstellmöglichkeiten: SharePoint 2010
Nach der erfolgreichen Konfiguration in der Zentraladministration müssen die Nintex Forms Features dann noch für die Site-Collection freigeschaltet werden, bevor sie benutzt werden können.
Der Screenshot zeigt die verschiedenen Features, die aktiviert werden können:
Nintex Forms 2010
Nachdem dies erledigt ist, können die Nintex Forms 2010 in der oben beschriebenen Weise genutzt werden.
Fazit
Wie schon bei den Nintex Workflows 2010 ist auch bei den Nintex Forms eine intuitivere und einfachere Bedienung möglich, als es bei den Microsoft On-Board-Tools, in diesem Fall dem InfoPath Designer, möglich ist. Hinzu kommt auch hier die vollständige Integration in die SharePoint Umgebung, die zusätzliche, lokal installierte Tools überflüssig macht. Ein weiterer besonders interessanter Punkt ist natürlich auch die mögliche Kombination mit den weiteren Nintex-Produkten, wie beispielsweise Nintex Workflows 2010.
Links

SharePoint 2010 Workflows mit Nintex Workflow 2010

In einer früheren Flurfunk Artikelserie hatte sich unser Chief eXpert Matthias Strasser mit der Workflowentwicklung für SharePoint 2010 in Visual Studio beschäftigt.

Der heutige Beitrag gibt einen kurzen Einblick in eines der bekanntesten und erfolgreichsten 3rd Party Tools für SharePoint, den Nintex Workflows in der Version 2010.

Allgemein

Ähnlich wie beim Microsoft On-Board-Tool SharePoint Designer 2010 ist es hier auch für Nicht-Entwickler und Power-User möglich, Workflows bis zu einem gewissen Komplexitätsgrad selbst und einfach zu erstellen, ohne hierfür Entwicklungswerkzeuge wie Microsoft Visual Studio 2010 einsetzen zu müssen. Ein weiterer Pluspunkt gegenüber dem Microsoft SharePoint Designer 2010 ist die Möglichkeit, State-Machine-Workflows zu erstellen. State-Machine-Workflows sind zustandsgesteuerte Workflows, die im Gegensatz zu sequentiellen Workflows ihren Zustand ändern können. Somit reagieren State-Machine-Workflows auf bestimmte Ereignisse, während die einzelnen Schritte bei einem sequentiellen Workflow lediglich nacheinander ablaufen.
Anders als der SharePoint Designer, der als separate lokale Installation auf dem Rechner vorhanden sein muss (Download des SharePoint Designers 2010 64-bit oder 32-bit), integriert sich Nintex Workflow 2010 vollständig in die SharePoint Benutzeroberfläche, sodass kein separater Client benötigt wird. Auch hier kommt die von SharePoint 2010 und Office 2010 bereits bekannte Ribbon-Oberfläche zum Einsatz, sodass die Benutzer eine gewohnte Umgebung antreffen, in der sie sich schnell zurechtfinden.

Nintex Workflows 2010 Versionen

Die Nintex Workflow Suite ist in folgenden drei Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich:
  1. Workgroup Edition
  2. Standard Edition
  3. Enterprise Edition
Diese Editionen unterschieden sich beispielsweise unter anderem in der Limitierung der Anzahl von unterstützen SharePoint Webseiten und in der Anbindungsmöglichkeit externer Systeme wie z.B. Microsoft Dynamics, Exchange oder BizTalk.
Eine niedrigere Produktversion kann jederzeit auf eine Höhere upgegraded werden, falls man zusätzliche Funktionen benötigen sollte. Durch die komplette Integration in den Microsoft SharePoint 2010 ist der Funktionsumfang natürlich auch von der jeweils eingesetzten SharePoint-Version abhängig.
Die Nintex-Enterprise Edition unterstützt alle vorhandenen Features und ist für große bis sehr große SharePoint Installationen geeignet. Die Herstellerwebsite gibt einen sehr guten Überblick, wann welche Version eingesetzt werden sollte (Nintex-Versionsvergleich).
 
Zusätzlich zu den beiden niedrigeren Editionen werden unter Nintex Workflow 2010 Enterprise unter anderem folgende Features geboten:
  • Delegierung von Workflow-Aufgaben
  • Workflow-Benachrichtigung per E-Mail, Instant Messenger oder SMS
  • Geplante und zeitgesteuerte Workflows
  • Workflow-Templates für Geschäftsprozesse wie z.B. Urlaubsanträge
  • Lazy Approval System: Reaktion auf Workflows ohne Zugriff auf SharePoint Portal und von unterwegs

Einrichtung und Installation

Die Installation von Nintex Workflow 2010 ist einfach und geht problemlos vonstatten. Nachdem diese erfolgreich abgeschlossen ist, findet sich in der SharePoint Zentraladministration ein neuer Punkt namens “Nintex Workflow Management” unter welchem die komplette Konfiguration des Tools durchgeführt werden muss.

SharePoint2010

Hier muss zuallererst der Lizenzschlüssel importiert werden, der das Produkt freischaltet. Danach werden die notwendigen SharePoint Datenbanken erstellt, bevor Nintex Workflow 2010 benutzt werden kann. Außerdem ist die Angabe der SharePoint Web Application nötig.

Der folgende Screenshot zeigt die möglichen Konfigurationseinstellungen.

Nintex2010

Im SharePoint Portal findet sich nach erfolgter Konfiguration unter den Website-Einstellungen ein neuer Eintrag “Nintex Workflow”. Hier können mit der entsprechenden Berechtigung weitere Konfigurationseinstellungen, wie z.B. die “LazyApproval settings” getätigt oder Benachrichtigungstemplates erstellt werden. Der folgende Screenshot zeigt hierbei die möglichen Optionen.

SharePoint 2010

Die eigentlichen Workflows werden auch aus dem SharePoint Menü heraus designed. Wie im Beitrag an anderer Stelle schon angesprochen, integriert sich Nintex Workflow 2010 komplett in die gewohnte Microsoft SharePoint 2010 Umgebung. Der Anwender findet im “Site Actions”-Untermenü einen neuen “Nintex Workflow 2010”-Eintrag. Unter diesem ist es möglich, einen neuen Workflow zu starten oder ein Workflow Template anzulegen.

Nintex Workflow 2010

Workflowerstellung und -ausführung

Sobald ein neuer Workflow gestartet wird, öffnet sich ein neues Browserfenster, in welchem die einzelnen Workflowschritte und –tasks angelegt werden. Die möglichen Workflowaktionen sind hierbei in Kategorien nach ihrem Anwendungsgebiet unterteilt.

Die folgende Grafik zeigt einen einfachen (noch unkonfigurierten) Workflow zur Anlage eines Active Directory Users inkl. Gruppenzuordnung und Mailbenachrichtigung.

SharePoint Nintex

Fazit

Nintex Workflow 2010 wurde im Vergleich zu Nintex Workflow 2007 nochmals verbessert und ist eine sehr interessante Erweiterung des Microsoft SharePoint 2010, falls man nicht über die Entwicklungsressourcen für komplexere Workflows verfügt und der Microsoft SharePoint Designer 2010 nicht mehr ausreichend ist.

Durch die vollständige Integration in die SharePoint 2010 Umgebung wird es den Benutzern leicht gemacht, mit der Erstellung von Workflows zu starten und die bereits mitgelieferten Aktionen decken einen großen Teil der alltäglichen Anforderungen ab.

Die Möglichkeiten mit Nintex sind im Gegensatz zum SharePoint Designer ungleich größer. Dies hat natürlich auch seinen Preis und so ist die Enterprise Version von Nintex Workflow 2010 mit ca. 14.000 Euro nicht günstig. Wer aber viel mit Workflows arbeitet, jedoch nicht über interne oder externe Entwickler verfügt, sollte sich einmal mit dem Thema Nintex und deren Produkten auseinandersetzen.

Mit Nintex Live existiert nun auch eine Erweiterung mit der man SharePoint an cloud-basierte Dienste (z.B. Google, Twitter, Facebook etc.) anbinden kann. Den Zugang hierfür erhält man mit einer gültigen Nintex Workflow Software Assurance.

SharePoint 2010 und Business Intelligence Serie Teil 3: Visio Services

Der heutige dritte Teil der Blog-Serie SharePoint und Business Intelligence beschäftigt sich mit den in SharePoint 2010 neu hinzugekommenen Visio Services.

Hiermit ist es möglich, Visio Diagramme im SharePoint bereitzustellen, die dann im Browser per Silverlight angezeigt werden. Die Anzeige kann zudem auch über ein Visio Webpart erfolgen. Unterstützte Browser sind der Internet Explorer ab Version 7, Firefox 3.6x und Safari 4.x. Der Client benötigt somit zur Ansicht nicht die Visio-Vollversion. Sollte das Silverlight-Plugin nicht installiert sein, wird das Diagramm im png-Format gerendert. >> mehr…

SharePoint 2010 und Business Intelligence Serie Teil 2: Integrated Reporting Services

In einem früheren Beitrag dieser Serie hatte sich unser eXpert Nicolas Meseth mit den Excel Services im SharePoint 2010 beschäftigt. Heute nun beleuchten wir die Integrated Reporting Services, auf Basis von SQL Server 2008 R2 und SharePoint 2010, näher. >> mehr…

Office Web Apps für SharePoint 2010

Die Office Web Apps -bestehend aus Word, Excel, PowerPoint und OneNote- die Microsoft für Privatkunden kostenlos unter Windows Live zur Verfügung stellt, sind für Unternehmen mit einem Volumenlizenzprogramm auch für Server mit SharePoint Foundation 2010 oder SharePoint Server 2010 verfügbar.

Mit der Office Web Apps Suite können Benutzer, unabhängig von ihrem Standort, über eine vorhandene Internetverbindung und ihren Webbrowser auf die Unternehmensdokumente zugreifen und diese bearbeiten, ohne notwendigerweise den vollen Client von Word oder Excel installiert zu haben.

Hierbei ist es möglich, dass mehrere Nutzer zeitgleich am selben Dokument arbeiten und alle Änderungen in Echtzeit sichtbar sind. In der Statusleiste wird angezeigt, wer das Dokument bearbeitet.

Die Office Web Apps müssen jedoch auf dem SharePoint Server entsprechend nachinstalliert werden.

Ist dies geschehen, werden die SharePoint Service Applications um folgende neue Dienste ergänzt:

  • Word Viewing Service Application
  • Excel Calculation Service
  • PowerPoint Service Application

OneNote verfügt über keine dedizierte Service Application.

Diese drei neuen Service Applications müssen dann in der SharePoint Zentraladministration unter dem Punkt „Manage Service Applications“ jeweils noch aufgesetzt werden. Hierzu wird ein Application Pool und ein Konto zur Ausführung festgelegt, genauso wie es bei allen anderen SharePoint Service Applications der Fall ist.

SharePoint 2010

Abschließend werden die Office Web Apps Features in der Site Collection Administration aktiviert.

SharePoint 2010

Ab diesem Zeitpunkt werden Word, Excel und PowerPoint Dokumente bei Aufruf innerhalb des SharePoint Servers standardmäßig im Browser als Read-Only geöffnet.

Die Bearbeitung kann entweder innerhalb des Browsers oder aber in der normalen MS Office Anwendung erfolgen, sofern dieser auch installiert ist. Die entsprechende Option ist über die Toolbar wählbar.

Falls der Benutzer ein Dokument gleich in der normalen MS Office Anwendung öffnen möchte, ist dies über das Kontextmenü des Dokuments möglich.

Es empfiehlt sich, Silverlight installiert zu haben, da dies die Dokumentendarstellung beschleunigt.

Unterstütze Browser sind sind der Internet Explorer ab Version 7, Firefox ab 3.x, Google Chrome und Safari 4.x.

Wenn die Office Web Apps in einer SharePoint Farm auf mehreren Servern genutzt werden sollen, müssen sie auch auf jedem Server installiert werden. Außerdem ist zur Performancesteigerung ein Load Balancing bei mehreren Servern möglich.

Fazit

Die Office Web Apps sind eine gute Möglichkeit um Mitarbeitern von überall aus Zugriff auf Office Dokumente zu geben. Natürlich unterliegen die Office Web Apps bestimmten Einschränkungen beim Feature-Set im Vergleich zu lokal installierten Office Paketen. Beispielsweise können keine Dokumente mit Inhaltsverzeichnissen oder Fußnoten bearbeitet oder angezeigt werden und auch Excel bringt bei weitem nicht das Feature-Set wie der normale Client mit. Für einen Großteil der Anwender ist der Funktionsumfang aber wahrscheinlich ausreichend. Es empfiehlt sich dennoch, zusätzlich die lokale Office Suite installiert zu haben, um die noch vorhandenen Einschränkungen auszugleichen. Somit kann man diesen ersten Versuch von Microsoft als Erweiterung zur lokalen Office Suite sehen, ganz ablösen kann man diese hiermit derzeit aber noch nicht.