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SharePoint 2010 Workflows mit Nintex Workflow 2010

11.11.201108:44 Uhr , Torben Mahr

In einer früheren Flurfunk Artikelserie hatte sich unser Chief eXpert Matthias Strasser mit der Workflowentwicklung für SharePoint 2010 in Visual Studio beschäftigt.

Der heutige Beitrag gibt einen kurzen Einblick in eines der bekanntesten und erfolgreichsten 3rd Party Tools für SharePoint, den Nintex Workflows in der Version 2010.

Allgemein

Ähnlich wie beim Microsoft On-Board-Tool SharePoint Designer 2010 ist es hier auch für Nicht-Entwickler und Power-User möglich, Workflows bis zu einem gewissen Komplexitätsgrad selbst und einfach zu erstellen, ohne hierfür Entwicklungswerkzeuge wie Microsoft Visual Studio 2010 einsetzen zu müssen. Ein weiterer Pluspunkt gegenüber dem Microsoft SharePoint Designer 2010 ist die Möglichkeit, State-Machine-Workflows zu erstellen. State-Machine-Workflows sind zustandsgesteuerte Workflows, die im Gegensatz zu sequentiellen Workflows ihren Zustand ändern können. Somit reagieren State-Machine-Workflows auf bestimmte Ereignisse, während die einzelnen Schritte bei einem sequentiellen Workflow lediglich nacheinander ablaufen.
Anders als der SharePoint Designer, der als separate lokale Installation auf dem Rechner vorhanden sein muss (Download des SharePoint Designers 2010 64-bit oder 32-bit), integriert sich Nintex Workflow 2010 vollständig in die SharePoint Benutzeroberfläche, sodass kein separater Client benötigt wird. Auch hier kommt die von SharePoint 2010 und Office 2010 bereits bekannte Ribbon-Oberfläche zum Einsatz, sodass die Benutzer eine gewohnte Umgebung antreffen, in der sie sich schnell zurechtfinden.

Nintex Workflows 2010 Versionen

Die Nintex Workflow Suite ist in folgenden drei Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich:
  1. Workgroup Edition
  2. Standard Edition
  3. Enterprise Edition
Diese Editionen unterschieden sich beispielsweise unter anderem in der Limitierung der Anzahl von unterstützen SharePoint Webseiten und in der Anbindungsmöglichkeit externer Systeme wie z.B. Microsoft Dynamics, Exchange oder BizTalk.
Eine niedrigere Produktversion kann jederzeit auf eine Höhere upgegraded werden, falls man zusätzliche Funktionen benötigen sollte. Durch die komplette Integration in den Microsoft SharePoint 2010 ist der Funktionsumfang natürlich auch von der jeweils eingesetzten SharePoint-Version abhängig.
Die Nintex-Enterprise Edition unterstützt alle vorhandenen Features und ist für große bis sehr große SharePoint Installationen geeignet. Die Herstellerwebsite gibt einen sehr guten Überblick, wann welche Version eingesetzt werden sollte (Nintex-Versionsvergleich).
 
Zusätzlich zu den beiden niedrigeren Editionen werden unter Nintex Workflow 2010 Enterprise unter anderem folgende Features geboten:
  • Delegierung von Workflow-Aufgaben
  • Workflow-Benachrichtigung per E-Mail, Instant Messenger oder SMS
  • Geplante und zeitgesteuerte Workflows
  • Workflow-Templates für Geschäftsprozesse wie z.B. Urlaubsanträge
  • Lazy Approval System: Reaktion auf Workflows ohne Zugriff auf SharePoint Portal und von unterwegs

Einrichtung und Installation

Die Installation von Nintex Workflow 2010 ist einfach und geht problemlos vonstatten. Nachdem diese erfolgreich abgeschlossen ist, findet sich in der SharePoint Zentraladministration ein neuer Punkt namens “Nintex Workflow Management” unter welchem die komplette Konfiguration des Tools durchgeführt werden muss.

SharePoint2010

Hier muss zuallererst der Lizenzschlüssel importiert werden, der das Produkt freischaltet. Danach werden die notwendigen SharePoint Datenbanken erstellt, bevor Nintex Workflow 2010 benutzt werden kann. Außerdem ist die Angabe der SharePoint Web Application nötig.

Der folgende Screenshot zeigt die möglichen Konfigurationseinstellungen.

Nintex2010

Im SharePoint Portal findet sich nach erfolgter Konfiguration unter den Website-Einstellungen ein neuer Eintrag “Nintex Workflow”. Hier können mit der entsprechenden Berechtigung weitere Konfigurationseinstellungen, wie z.B. die “LazyApproval settings” getätigt oder Benachrichtigungstemplates erstellt werden. Der folgende Screenshot zeigt hierbei die möglichen Optionen.

SharePoint 2010

Die eigentlichen Workflows werden auch aus dem SharePoint Menü heraus designed. Wie im Beitrag an anderer Stelle schon angesprochen, integriert sich Nintex Workflow 2010 komplett in die gewohnte Microsoft SharePoint 2010 Umgebung. Der Anwender findet im “Site Actions”-Untermenü einen neuen “Nintex Workflow 2010”-Eintrag. Unter diesem ist es möglich, einen neuen Workflow zu starten oder ein Workflow Template anzulegen.

Nintex Workflow 2010

Workflowerstellung und -ausführung

Sobald ein neuer Workflow gestartet wird, öffnet sich ein neues Browserfenster, in welchem die einzelnen Workflowschritte und –tasks angelegt werden. Die möglichen Workflowaktionen sind hierbei in Kategorien nach ihrem Anwendungsgebiet unterteilt.

Die folgende Grafik zeigt einen einfachen (noch unkonfigurierten) Workflow zur Anlage eines Active Directory Users inkl. Gruppenzuordnung und Mailbenachrichtigung.

SharePoint Nintex

Fazit

Nintex Workflow 2010 wurde im Vergleich zu Nintex Workflow 2007 nochmals verbessert und ist eine sehr interessante Erweiterung des Microsoft SharePoint 2010, falls man nicht über die Entwicklungsressourcen für komplexere Workflows verfügt und der Microsoft SharePoint Designer 2010 nicht mehr ausreichend ist.

Durch die vollständige Integration in die SharePoint 2010 Umgebung wird es den Benutzern leicht gemacht, mit der Erstellung von Workflows zu starten und die bereits mitgelieferten Aktionen decken einen großen Teil der alltäglichen Anforderungen ab.

Die Möglichkeiten mit Nintex sind im Gegensatz zum SharePoint Designer ungleich größer. Dies hat natürlich auch seinen Preis und so ist die Enterprise Version von Nintex Workflow 2010 mit ca. 14.000 Euro nicht günstig. Wer aber viel mit Workflows arbeitet, jedoch nicht über interne oder externe Entwickler verfügt, sollte sich einmal mit dem Thema Nintex und deren Produkten auseinandersetzen.

Mit Nintex Live existiert nun auch eine Erweiterung mit der man SharePoint an cloud-basierte Dienste (z.B. Google, Twitter, Facebook etc.) anbinden kann. Den Zugang hierfür erhält man mit einer gültigen Nintex Workflow Software Assurance.

Tags: SharePoint

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