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SDX AG Christian Burger

Verbesserung durch Retrospektive

18.06.201808:00 Uhr , Christian Burger

Aus der Vergangenheit für die Zukunft zu lernen, ist ein bekannter Ansatz. Retrospektiven sollen dabei helfen, Abläufe zu verbessern und das Betriebsklima aufzuwerten.

Ich blicke zurück, also werde ich besser! Der Ansatz ist gut, den Erfolg bestimmt allerdings die richtige Methodik.

Hierbei stellen sich zwei Fragen:

  • Welche Methoden gibt es und was kann man mit ihnen erreichen?
  • Was sind die Grundlagen bei der Anwendung dieser Methoden?

Dieser Artikel geht auf die erste Frage ein, während der zweiten Fragestellung ein anderer Artikel nachgeht.

Der Jahresrückblick

Der Rückblick auf ein ganzes Jahr ist eine verbreitete Maßnahme, um sich auf das Kommende vorzubereiten. Hierbei zeigt sich, dass eine detaillierte Bearbeitung einzelner Themen in der Regel nicht möglich ist. Die Anzahl verschiedener Themen und Projekte ist zu groß. Zudem sind wahrscheinlich nicht mehr alle Details aus zwölf Monaten präsent.

Bereits erreichte Erfolge zu vergegenwärtigen, motiviert für kommende Aufgaben!
Dies sollte nicht unterschätzt werden und rechtfertigt den Aufwand.

Post Mortem Analyse (PMA)

Nach dem Abschluss eines Projektes oder dem Erreichen eines Meilensteins wird in der Praxis häufig eine Post Mortem Analyse (PMA) gemacht. Mit den Erfahrungen, die das Team gesammelt hat, sollen Verbesserungen für künftige Projekte erreicht werden.

Der Umfang und der Ablauf einer PMA kann frei gestaltet werden. Es sollte jedoch genügend Zeit eingeplant werden, um den Projektverlauf zu reflektieren, eine Ursachenanalyse durchzuführen und Verbesserungen zu erarbeiten. Zudem sollten alle Personen, die an dem Projekt beteiligt waren, auch an dessen Nachbereitung mitwirken.

In der Praxis zeigt diese Methode allerdings markante Schwächen. Denn je mehr Probleme es während des Projektes gab, desto unwahrscheinlicher ist es, im Anschluss die benötigte Zeit, das Budget und die Leute noch zur Verfügung zu haben. Daraus ergibt sich, dass je mehr Probleme aufgearbeitet werden müssten, es umso schwieriger wird, dies zu erreichen. Hat das Arbeitsklima unter den Problemen gelitten, wird es zudem schwer, offenes Feedback von den Beteiligten zu erhalten.

Feedback ist zwar eine Grundlage und häufig auch der Ausgangspunkt für Verbesserungen, reicht aber allein gestellt nicht aus. Es fehlen weitere Schritte wie eine Konsolidierung der Themen sowie eine Analyse von Ursachen und Auswirkungen.

Eine methodische Herangehensweise innerhalb von Gruppen, die genau hier ansetzt, ist die Teamreflexion.

Teamreflexion

Im Fokus der Aufmerksamkeit stehen teamrelevante Themen (wie z. B. Kommunikation, Prozesse und Ziele). Erfahrungen des Teams werden gesammelt und reflektiert. Bei der Gewinnung neuer Erkenntnisse wird das Team durch Methoden wie Ursache-Wirkungs-Analysen unterstützt.

John Dewey Zitat

Ausgehend von den neuen Erkenntnissen wird ein Plan für die Etablierung von Verbesserungen erarbeitet. Nach einer entsprechenden Zeit werden die Umsetzung sowie die Wirksamkeit der Anpassungen überprüft. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Teamreflexion am wirksamsten ist, wenn sie regelmäßig stattfindet, da auf diese Weise eine Feedbackschleife etabliert werden kann.

Teamreflexion Retrospektive

Es ist in der Praxis festzustellen, dass ein Team das gemeinsame Reflektieren mitunter erst lernen muss. Zudem lässt sich ein Teamprozess kaum in einem Durchgang optimal gestalten. Regelmäßige Teamreflexionen unterstützen das Team dabei.

In der Softwaretechnik, aber auch in anderen Bereichen, wurden Methoden entwickelt, die ebenfalls auf diesem Schema aufbauen.

Retrospektive in Softwareprojekten

Im Jahr 1997 schreibt Alistair Cockburn in seinem Buch Surviving Object-Oriented Projects: „Work in increments, focus after each“. Im Jahr 2001 beschreibt er einen „Reflection Workshop“ als regelmäßige Veranstaltung, um Verbesserungen für das Team und den Prozess zu erarbeiten.

Etwa zur gleichen Zeit wurde die Erstfassung des agilen Manifests unterzeichnet. Darin heißt es: „At regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behavior accordingly.” Bob Martin lud Cockburn ein, um an diesem Manifest mitzuarbeiten. Es ist also nicht überraschend, dass sich seine Ideen hier wiederfinden.

Retrospektive in Softwareprojekten

Scrum folgt diesem Prinzip und sieht hierfür die Retrospektive als Ereignis vor. Das Team inspiziert das Ergebnis des Sprints und den eigenen Prozess. Hierbei werden die positiven und negativen Aspekte gleichermaßen betrachtet.

John Dewey Zitat

Ziel einer Retrospektive ist es, konkrete Aktionen zu identifizieren, die im kommenden Sprint umgesetzt werden sollen. Es wird sogar (Beispiel Scrum Alliance) als „Major Pitfall“ bezeichnet, eine Retrospektive enden zu lassen, ohne konkrete Aktionen zu beschließen.

Die Erfahrung zeigt, dass die Retrospektive eine sehr gute Möglichkeit ist, Teams bei der Weiterentwicklung zu unterstützen. Das Team reflektiert immer wieder die eigenen Erfahrungen und sucht nach möglichen Verbesserungen. Über die Zeit wird man feststellen, dass ein Team besser darin wird, sich selbst zu inspizieren und Erfahrungen zu reflektieren. Es steigert seine eigene Reflexivität.

Teamreflexivität

Reflexivität ist die Fähigkeit, über sich selbst nachzudenken. Man geht davon aus, dass Teams mit einer guten Reflexivität in komplexen Situationen besser und nachhaltiger agieren, weil sie sich gut anpassen können. Zudem verfügen sie über ein tiefer gehendes Verständnis des eigenen Umfeldes, Qualitätsbewusstsein und eine aktive Arbeitseinstellung.

Fazit

Wenn ein Umfeld komplex oder technologisch anspruchsvoll ist, muss sich ein Team mitunter schnell anpassen können. Eine gute Teamreflexivität ist also unverzichtbar. Auch selbstorganisierte Teams profitieren von dieser Fähigkeit. Ein Team muss methodisch dabei begleitet werden, wenn es diese Dinge entwickeln soll. Hierfür sind die Teamreflexion und die Retrospektive als Methoden gut geeignet. Der große Vorteil dieser Ansätze ist es, dass der laufende Prozess untersucht wird und Verbesserungen schnell zum Tragen kommen.

Auch andere Methoden, wie die PMA, haben ihre Berechtigung und werden von einer guten Teamreflexivität positiv beeinflusst. Um diese aufzubauen, eignen sie sich in aller Regel jedoch nicht.

Welche Grundlagen bei der Anwendung dieser Methoden beachtet werden sollten, wird in einem weiteren Artikel “Grundlagen erfolgreicher Retrospektiven” behandelt.

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