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SDX AG Christian Burger

Die Grundlagen erfolgreicher Retrospektiven

09.08.201808:00 Uhr , Christian Burger

Durch regelmäßige Retrospektiven lernen Teams sich aktiv mit ihrer Situation zu befassen, um diese zu verbessern. Teams übernehmen im Zuge der Retrospektive Verantwortung für das eigene Umfeld und können so einen großen Schritt in Richtung Selbstorganisation gehen.
Siehe auch: Verbesserung durch Retrospektive.

Wer Retrospektiven effektiv im eigenen Team einsetzen möchte, für den gibt es einige Grundlagen, an denen er sich orientieren kann. Die Grundlagen und ihre Wirkungsweise verleihen den Retrospektiven ihre Wirksamkeit.

Auf diese Grundlagen geht der Artikel in kurzen Abschnitten ein.

Akzeptanz der Methode

Der Mensch lässt sich nur auf Dinge ein, deren Sinn er versteht. Aufgezwungene Veranstaltungen bringen wenig und verursachen allzu leicht eine Abwehrhaltung. Es muss eine Aufklärung aller Teilnehmer, hinsichtlich des Vorgehens und der Ziele von Retrospektiven, erfolgen, um eine Grundlage für eben diese zu schaffen.

Auch Ergebnisse dieser Methode werden besser angenommen, wenn sie verstanden und akzeptiert ist.

Es zeigt sich, dass das Vermitteln von Verständnis für solche Veranstaltungen ein fortlaufender Prozess ist. Immer wieder müssen die Grundlagen und das Ziel der Retrospektiven erläutert werden. Die Erfahrung zeigt, dass eine Gruppe schnell wieder in alte Gewohnheiten fällt, sich mit der Komfortzone begnügt und nicht weiter an echten Veränderungen arbeitet. Dieses Verhalten wird von Lyssa Adkins, in ihrem Buch Coaching Agile Teams, als Muscle Memory bezeichnet.

Ausreichender Freiraum

Mitten im Tagesgeschäft sind Menschen und Gruppen kaum in der Lage ihre aktuelle Situation zu reflektieren. Der nötige Freiraum muss zur Verfügung stehen, damit sich das Team auf die Retrospektive konzentrieren kann. Zudem müssen Termin und Agenda früh genug bekannt sein, damit sich jeder darauf vorbereiten kann.

Idealerweise findet die Retrospektive regelmäßig zu einer festgelegten Zeit statt.

Menschen werden sich nur dann offen äußern, wenn sie keine Nachteile für die Äußerung ihrer Meinung befürchten müssen; weder durch die Gruppe noch von außerhalb. Für die Veranstaltung muss folglich ein entsprechend geschützter Bereich vereinbart werden. Ein geschützter Raum bezeichnet in diesem Zusammenhang einerseits einen echten Raum, in dem die Gruppe ungestört ist und andererseits die grundsätzliche Vereinbarung, dass Aussagen nicht nach außen getragen werden oder zum Nachteil der Teilnehmer verwendet werden.

Regelmäßigkeit sorgt dafür, dass Probleme innerhalb der Gruppe zeitnah angesprochen und gelöst werden können. Zudem ist es gut, wenn Gruppen offenes Feedback und das retrospektive Arbeiten regelmäßig üben. Die Erfahrung zeigt, dass eine Gruppe durch entsprechende Moderation beim Erlernen der offenen Kommunikation unterstützt werden sollte.

Die aktive Teilnahme

Retrospektiven sollen Veränderungen für und in der Gruppe herbeiführen. Da also potenziell jeder von diesen Veränderungen betroffen ist, sollten sich auch Alle an der Entscheidungsfindung beteiligen. Denn nachfolgend soll jeder Einzelne die resultierenden Aktionen im Alltag mittragen. Auch Widerspruch muss gehört werden und letztlich in einen Teamkonsens mit einfließen.

Zudem gilt, je vollständiger das Bild einer Situation ist, desto bessere Schlüsse lassen sich daraus ziehen. Ein möglichst vollständiges Bild einer Gruppe erhält man dann, wenn jeder seine Perspektive hinzufügt. Bleiben Meinungen oder Menschen unbeachtet, ist das Bild unvollständig. Das volle Potenzial der Gruppe wird dann nicht ausgeschöpft.

Aus der Erfahrung heraus sind das Gesamtbild und die aktive Teilnahme nur durch eine geeignete Moderation erreichbar. Häufig ist es nötig mit einzelnen Teilnehmern auch über die Grenzen der eigentlichen Retrospektive hinaus zu arbeiten, um sie gut einzubinden.

Konkrete Schritte

In einer Retrospektive ist es wichtig konkrete Maßnahmen zu identifizieren, die zeitnah umgesetzt werden können. Stellen sich Erfolge ein ist dies motivierend für das gesamte Team. Je schneller Erfolge erreicht werden, desto besser ist es.

Abstrakte Ziele oder große Veränderungen, die sich nicht zeitnah umsetzen lassen, sollten nach Möglichkeit in kleine Schritte zerlegt werden. Die angestrebten Veränderungen sollten hierbei stets in den Verantwortungsbereich des Teams fallen.

Beschlossene Anpassungen müssen, zusammen mit den gewünschten Ergebnissen, festgehalten werden. Die Verteilung von Aufgaben sollte ebenfalls dokumentiert werden. Offene Aktionen und Themen können zusätzlich in einem Verbesserungs-Backlog organisiert werden. Ein formloses Festhalten der konkreten Ergebnisse reicht hier völlig.

Immer wieder zeigt sich, dass es schwierig ist, konkrete Verbesserungen zu finden, die sich auch zeitnah realisieren lassen. Dies gilt insbesondere im Enterprise Umfeld. Dann ist es wichtig, dem Team transparent alle Vorgänge darzulegen und es in die weiteren Schritte mit einzubeziehen.

Bestätigung des Erfolges

Die gemachten Anpassungen müssen immer wieder auf den Prüfstand, um feststellen zu können, ob sie zu den geplanten Verbesserungen geführt haben. Durch die Überprüfung soll sichergestellt werden, dass Initiativen nicht im Sande verlaufen. Zudem können auf Basis bereits gemachter Erfahrungen weitere Verbesserungen erarbeitet werden.

Die Anwendung zeigt, dass sich die Akzeptanz für Retrospektiven nicht aufrechterhalten lässt, wenn sich keine Erfolge für das Team feststellen lassen. Ob es daran liegt, dass die Ergebnisse zu wenig konkret waren oder die Initiativen nicht konsequent verfolgt werden, ist letztlich unerheblich.

Sichtbarkeit der Veränderung

Veränderungen müssen sichtbar sein und transparent gemacht werden, sowohl innerhalb des Teams als auch nach außen. Sichtbarkeit bringt die beschlossenen Veränderungen immer wieder ins Gedächtnis und unterstützt den Veränderungsprozess. Erfolge angemessen zu würdigen, ist positiv für den Teamgedanken und stärkt die Motivation weiterzumachen.

Es geht darum, dass sich etwas bewegt und nicht so sehr wie groß die einzelnen Verbesserungen sind. Wichtig ist, dass das Team Veränderungen herbeiführt und diese positiv wahrnimmt.

Retrospektive der Retrospektive

Auch das Vorgehen bei der Retrospektive selbst sollten die Teilnehmer reflektieren, um es an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Damit kann ein Team seine Retrospektiven über die Zeit individueller und wirksamer gestalten. Zudem erhöht Mitgestaltung die Motivation der Teilnehmer.

Niemand möchte seine Zeit verschwenden und die Retrospektive muss als gute Investition der eigenen Zeit betrachtet werden. Mit einer kurzen ROTI (Return On Time invested) Abfrage lässt sich die Wahrnehmung der Teilnehmer schnell ermitteln.

ROTI Abfrage

Die Teilnehmer einer Veranstaltung werden um Feedback gebeten, ob sie die aufgewandte Zeit als gut investiert betrachten. Hierzu kann eine einfache Skala mit folgenden Werten genutzt werden:
sehr gelohnt; neutral; gar nicht gelohnt.
Diese Skala kann nach Belieben erweitert werden.

Betrachten die Teilnehmer die Retrospektiven als gute Investition ihrer Zeit, ist das ein Zeichen für eine hohe Akzeptanz und wiederum gut für die Motivation.

Fazit

Retrospektiven müssen als fortlaufende Prozesse verstanden werden, welche Verbesserungen für ein ganzes Team hervorbringen können. Die einzelnen Grundlagen der Retrospektiven bauen aufeinander auf und beeinflussen sich gegenseitig.

Grundlagen der Retrospektive

Aus diesem Grund muss immer wieder überprüft werden, ob alle Grundlagen möglichst gut erfüllt sind. Eine Retrospektive der Retrospektiven ist ein probates Mittel um Probleme aufzudecken und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Es entsteht ein klassischer „Untersuchen und Anpassen“ Zyklus (Inspect and Adapt).

 

Die Ergebnisse, die so erzielt werden können, motivieren weiter mit Retrospektiven zu arbeiten. Auch die Erfolge und die daraus resultierende Motivation sind wichtige Elemente des Prozesszyklus.
Sind diese beiden Zyklen in Takt, werden die Retrospektiven zu einer guten Basis für die Selbstorganisation des Teams!

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